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2020-03 26

[팁과 강좌][팁] "화상회의에도 에티켓이 있다" 모두를 위한 10 계명

코로나19로 인해 면대면이 어려워진 가운데 화상회의에 대한 관심과 활용이 매우 뜨겁습니다. 최근 교육과 비즈니스 현장에서 다양한 툴들을 활용한 화상 회의가 이루어지고 있는데요, 면대면이 아니라고 해서 일반 미팅보다 소홀히 할 수는 없습니다. 화상이라는 특수한 공간에서 회의 참가자들 서로를 배려하고 효율적인 회의를 진행하기 위해, 면대면 미팅과는 조금 다른 예절이 필요합니다. 그래서 '화상회의를 위한 10가지 매너', 이름하여 화상 에티켓을 정리해 봤습니다. 1. 약속된 회의 시간보다 좀 더 일찍 입장하세요. 대면 회의도 마찬가지지만 약속된 회의 시간 전에 회의장에 도착하는 것은 기본 중에 기본입니다. 이는 모이는 사람이 많을수록 더욱 엄격하게 지켜져야 합니다. 예정된 정시에 회의가 시작할 수 있도록 최소 3~5분 전에는 대화방에 입장하세요. 눈에 보이지 않는 참가자들 때문에 불안해하고 있을 주최자를 위해서라도 조금 서둘러 주세요. 이를 위해 주최자는 대화방을 좀 더 일찍 오픈하거나 사전 세팅을 해놓아야 합니다. 회의를 놓치지 않기 위해 이메일 등으로 알람이 오는 기능들을 적극 활용해 보세요. 2. 이어폰(헤드셋) 착용은 필수입니다. 이렇게 해야 하는 기술적인 이유가 있습니다. 아무리 혼자만 있는 공간이라 하더라도 스피커와 마이크를 동시에 사용하는 경우 스피커 소리가 다시 마이크로 들어가면서 소위 '하울링'이라는 현상이 발생해, 회의를 방해할 수 있기 때문입니다. 즉 스피커 소리가 마이크로 유입되는 것을 막아야 한다는 것이죠. 이를 위해 소리는 가급적 이어폰을 사용해 본인만 듣도록 하는 것이 좋습니다. 특히 노트북의 경우 화상캠, 스피커, 마이크 등 모든 장비가 한 곳에 모여있기 때문에 이런 실수를 하기 쉽습니다. 장시간 지속되는 회의라면 귀를 덮는 큰 헤드셋보다 가볍고 개방감 있는 것이 좀 더 편하실 겁니다. 3. 진행자 지시에 따라 발언하세요. 다수가 모인 회의의 기본은 발언권을 얻은 후 말을 하는 것입니다. 특히나 온라인에서는 여러 사람이 동시에 발언하는 경우 오프라인 회의보다 더욱 혼란한 상황이 되기 쉽습니다. 이는 약간의 시간차가 발생하는 환경 때문입니다. 인터넷 연결 상태가 안 좋다면 이런 지연 현상이 더욱 심할 수 있으니 주의가 필요합니다. 이를 위해 진행자(사회자)를 세우고, 지시에 따라 참여해야 합니다. 다른 사람이 발언하고 있는데 끼어드는 것도 매우 나쁜 태도입니다. 4. 화면 밖으로 숨지 마세요. 대면 회의에서는 본인이 스스로를 거울처럼 보지 못하기 때문에 인지 하지 못했겠지만, 화상회의에서는 본인 모습을 직접 보면서 확인하게 됩니다. 그에 따라 다소 민망하거나 거부감이 들 수 있습니다. 하지만 소극적으로 화면에 비치면 오히려 주목을 끌 게 되고, 서로가 적극적인 분위기를 이끌어 내기 힘들어집니다. 다른 곳으로 카메라를 돌리기보다는 내가 집중하고 있다는 것을 보여주세요. 모두가 동등한 상황임을 해치지 않는 것이 중요합니다. 회의니깐요. 5. 음소거 기능을 적극 활용하세요. 대부분의 화상회의 툴들은 마이크 끄기 기능을 제공합니다. 발언을 하거나 꼭 켜 둬야 하는 상황이 아니라면 끈 상태를 기본으로 지정해 두는 것이 좋습니다. 사실 필요할 때만 마이크를 켜는 것은 간단하면서도 매우 신경 쓰이는 일이기도 합니다. 반대로 열심히 말하고 있는데 마이크가 꺼져 있는 것을 발견하게 될 수도 있습니다. 하지만 예상치 못한 잡음을 발생시켜서 회의에 피해 주는 것을 막을 수 있습니다. 기능이 좋은 툴의 경우 소리가 나는 사람만 크게 확대하거나, 당사자가 발언하고 있다는 표시를 화면에 띄워주기 때문에 주변 소음만으로도 주목을 받을 수 있다는 점을 기억해 주세요. 6. 핸드폰 사용, 잡담 등 다른 행동은 자제해 주세요. 회의 참석자들이 바로 옆에 있는 것이 아니어서 심리적으로 조금은 자유로워질 수 있습니다. 더불어 집중력이 떨어지게 되면 쉽게 주변으로 눈길이 돌아갈 수 있습니다. 화상회의에 참여 중인 공간이 깔끔한 회의실이 아니기 때문에 우리의 눈을 유혹하는 여러 가지 것들을 마주하게 됩니다. 하지만 오히려 시야가 좁은 대면 회의 때 보다 한 화면에 모여 있는 각 사람의 모습이 더 잘 보입니다. 때문에 핸드폰을 본 다든지 다른 사람과 이야기하는 등 다른 곳에 집중하는 것으로 보이는 모습은 생각보다 눈에 잘 띈다는 점을 꼭 기억하세요. 7. 적절한 복장으로 참여해 주세요. 재택근무 중이신가요? 설마 잠옷 차림은 아니시겠죠? 공적인 이유로 화상회의를 하는 거라면 이 또한 가족끼리의 화상 대화와는 구분을 해야 합니다. 적정한 복장과 헤어스타일, 정리된 배경 등을 세심하게 챙겨 매너 있는 모습을 보여주시기 바랍니다. 참고로 빛이 들어오는 창문을 등지고 있으면 얼굴이 아주 어둡게 보일 수 있으니 조금 더 멋지게 보이고 싶다면 조명을 신경 써 보는 것도 좋습니다. 8. 중요한 발언은 채팅창에 기록해 두세요. 화상 회의를 구성하는 요소는 단순히 화면에 보이는 상대방의 '영상'만 있는 것이 아닙니다. 대부분의 툴이 '채팅창'도 같이 제공하고 있으며, 이를 적절히 활용하는 것이 필요합니다. 특히 다른 사람이 말하고 있는데 갑자기 끼어들기 힘든 상황에서 채팅창을 활용하면 좋습니다. 채팅창은 직접적으로 회의에 개입하지 않지만 적당히 존재감을 드러낼 수 있는 도구입니다. 본인의 발언 이후 짤막하게 요점을 기록해 둔다거나, 발언 기회를 달라는 요청을 남겨서 진행자가 챙길 수 있도록 할 수도 있습니다. 대부분의 화상회의 프로그램은 영상을 녹화할 때 채팅창도 따로 텍스트 문서로 저장해 주니 나중에 중요한 근거가 될 수도 있습니다. 서기를 맡은 사람이 회의 진행 중 그때그때 관련 기록을 남겨두는 용도로도 좋습니다. 9. 툴 사용법은 사전에 충분히 파악해 두세요. 회의 시간에 맞춰 허겁지겁 들어와 화면이나 소리를 제어하지 못하거나 회의 참석자가 누군지 파악하지 못하는 상황을 즐기시나요? 그렇지 않다면 지정된 화상회의 툴에 대해 사전에 충분히 파악해 주세요. 어떤 메뉴가 무슨 기능을 하는지, 어떤 방식으로 참여하는지 숙지한 후에 원활한 회의가 되도록 참여해주세요. 툴에 대한 이해가 다소 떨어진다고 해서 주저하지 마시고 적극적으로 방법을 물어보는 것도 괜찮습니다. 회의 초기에는 주최자나 지정된 사람이 툴에 대해 오리엔테이션을 하고 절차와 규칙을 정해 놓는 것도 서로에게 도움이 됩니다. 10. 대면 회의 보다 더 철저히 준비해야 합니다. 여러분은 면대면 회의에서 흔히 느끼지 못했던 더 큰 공백을 화상회의에서 느낄 수 있습니다. 사전에 충분히 준비되지 않아 허둥대는 것은 회의를 매끄럽지 못하게 하는 주원인이 됩니다. 짧은 지체도 다수에게 매우 긴 시간으로 느껴지기도 합니다. 실제로 화상회의는 대면 회의 때보다 진행이 더 압축적으로 이루어지는 경향이 있음을 충분히 인지하고 발표자료나 공유 화면에 보여줄 요소들을 철저히 준비하는 것이 바람직합니다. 이상 다소 주관적일 수도 있지만 조금 더 효율적인 회의를 위해 생각해 봐야 할 것들을 정리해봤습니다. 이 외에도 사전에 그 회의만의 룰을 정한다거나 진행자, 서기 등 역할을 명확하게 지정하는 등의 합의 사항을 만들어 놓는 것도 유용합니다. 화상회의는 대면회의와 비교해 장점도 분명하고, 단점도 분명합니다. 이를 충분히 이해하고 모두를 위한 '스마트'한 회의를 시도해 보는 것은, 예상치 못했던 즐거움과 도움이 될 것입니다. 더 추가하고 싶거나 다른 의견이시라면 댓글로 남겨주세요!

2020-03 25 중요기사

[팁과 강좌][카드뉴스] 새내기와 헌내기 모두에게 도움되는 PPT제작 꿀팁!

한양대학교 학생들은 온라인 강의를 하면서도 학업에 열중하고 있다. 과제를 하면서 피피티(PPT·파워포인트)를 만드는 데 어려움을 겪고있을 새내기와 헌내기를 위해 준비했다. 피피티를 만들 때 지키면 좋을 팁들과 유의해야 할 사항 등 정리했다. "저작권 위반 염려 없이 마음껏 사용하세요~" 대학은 한양대 재학생과 교직원들을 위한 무료 폰트를 제공하고 있습니다. 1) 폰트 안내 (한양위키) http://wiki.hanyang.ac.kr/더폰트 2) 다운로드(구글 클라우드) http://hyu.ac/freefont (한양계정으로 접근 필수) 3) 관련 기사(카드뉴스) 보기 : http://www.hanyang.ac.kr/surl/IV1IB * 관련 문의 hywiki@hanyang.ac.kr